정리의 신, 업무효율 높이는 사무실 책상 정리의 기술

학창 시절 시험기간 때입니다. 시험공부를 하기 위해 책상에 앉습니다. 그리고 먼저 책을 펴기 전에 차분히 공부에 집중하기 위하여 '책상정리'를 시작하지요. 책상정리를 하느라 어느새 시간은 훌쩍 다 지나가고 공부는 다음으로 미루게 됩니다. 이렇게 애꿎은 책상만 만지작거리다 망쳐버린 시험! 여러분도 이런 경험 있으시죠? 

사실 뚱상인은 한두 번이 아니에요. 딱! 깔끔하고 완벽하게 주변 환경이 조성돼야 일을 시작할 수 있거든요. (가끔 정리가 귀찮을 때도 있지만..) 하지만 해도 해도 안되는 책상정리! 쉽지만은 않죠? 어떻게 해야 할까요!? 사내 몇몇분에 비하면 나름 깔끔한 책상을 유지하고 있는 저 뚱상인! 그 노하우를 지금 전수합니다!

그야말로 판, 난장판이 된 책상 분류하기!

책상 위에 아무렇게나 올려져 있는 서류, 사무용품, 굴러다니는 볼펜들 그야말로 잡동 집합소이군요. 이런 경우, 자신이 원하는 물건을 찾을 때 굉장히 고생하죠. 또한, 여러 번 서랍을 열고 닫으며 물건들과 원치 않는 숨박꼭질에 몸은 지칠 때로 지치고 업무시간을 헛되이 보내곤 합니다. 결국, 책상 밑 구석에 기어들어가 기어이 찾은 물건, 왜 지금도 낯설지 않죠? ㅎㅎ

이런 총체적 난국을 어떻게 해결할 수 있을까요? 

가장 먼저 해야 할 일은 분류입니다! 지금 자신이 가진 온갖 물건들을 책상 위에 집합시키세요. 그리고 '자주 쓰는 물건' 혹은 '상품군'별로 분류합니다. 이때 분류할 그룹 수를 수납공간의 개수와 공간을 고려하여 분류해야 합니다. 왜냐하면, 물건 한 그룹당 한 수납공간에 들어가야 나중에 헷갈리지 않거든요. 

그럼 앞서 얘기한 분류를 다 했다면 지금부터는 불필요한 물건들을 가려내야 합니다. 지금 바로 자신이 불필요하다고 생각이 드는 물건을 마구잡이로 쓰레기통에 버리세요. 또한, 필요는 하지만 너무 과다하게 많은 용품은 주변 동료에게 인심 쓰며 나누어 주거나, 박스를 하나 만들어 일부 넣어 둡니다. 일반적으로 정리해도 정리된 것 같지 않아 보이는 이유는 버리지 못하기 때문입니다. 물론 아낄 줄도 알고, 오래오래 쓰면 좋지요. 하지만 정작 한두어 번 쓰고 비치만 해놓을 물건이라면 공간만 차지하게 돼요.

과감하게 버리셔야 합니다. 한 사람이 사용할 물건만 있으면 되는 거에요. 근데 만약 꼭 필요한 물건인데 자주 사용하지 않는 것이라면, 가장 손이 안 닿는 공간에 두거나, 다른 동료들과 공용으로 쓸 수 있도록 따로 비치해두면 됩니다.

다음은 세부 분류인데요, 특히 서류 같은 경우, 자신이 나중에 찾을 때 일일이 다 펼쳐볼 순 없어요. 그래서 이름표나 포스트잇 등을 이용해 표기해두는 것이죠. 하지만 물건들에 너무 많은 표기를 해두는 것은 오히려 역효과일 수 있어요. 시각적으로 지저분해 보일 뿐만 아니라 물건을 찾기 전에 표기를 찾는데 헤맬 수 있거든요.

감추기만 하면 끝!? 노노 효율적인 수납 스킬

두 번째 알려드릴 노하우는 수납인데요, 보통은 그냥 수납 공간에다 물건을 넣기만 하면 끝이라고 생각하죠. 근데 사실상 정리에 있어 수납이 가장 중요한 만큼 그리 간단하지 않아요. 먼저 수납용품을 자신이 책상에서 활동하는 동선에 맞춰 배치해야 해요. 그리고 가장 자주 사용하는 물건 순으로 가까이 수납하시면 되는데요, 이때 물건의 크기와 개수를 고려하면서 수납하면 됩니다. 또 물건보다 수납 공간이 너무 넓다 싶으면, 작은 상자 같은 것으로 파티션을 만드는 것도 좋은 방법입니다. 

그리고 수납 외에 항상 책상 위에 있어야 할 물건들은 활동에 방해되지 않는 범위안에 배치해두고 쓰러져 깨질 염려가 있거나 관상용 물건들은 최대한 멀리 두어야 합니다. 한 번에 열고 한 번에 찾기, 이제 할 수 있겠죠!?

샤랄라 너무 화려한 사무실 책상은 말짱도루묵?

사실 자기 사무실 책상 꾸미는 것에는 개인적인 취향과 상대성이 존재합니다. 누구는 화려한 컬러가 마음의 안정을 가져다주고 또 어떤 이는 허전한 것 보다 장식적인 스타일을 추구하기도 합니다. 뚱상인은 심플함을 좋아해서 그런지 몰라도 제 책상엔 장식적인 요소가 거의 없습니다. (요즘 들어 선물 받은 엽서, 아트토이 몇 개가 올려져 있긴 하지만..) 제가 이토록 심플함을 추구하는 이유는, 주변이 심플하면 정신도 심플해지기 때문입니다. 사무실 책상은 자신의 핵심 업무공간이기 때문에 오로지 일에만 집중할 수 있는 환경조성이 중요하다고 생각해요. 책상을 하나씩 꾸미게 되면 일을 할 때 괜스레 쳐다보게 되고, 만지게 되거든요. 또한, 과한 장식은 자신이 필요한 물건을 찾는데 방해요인이 될 수 있어요.

완전히 무미건조한 책상보단 약간의 눈요깃거리의 꾸밈은 선호하지만, 시선도 뺏기고 집중도 뺏기고 시간도 뺏기는 코스프레 책상은 비효율적인 업무공간이 되지 않을까 생각합니다.

어제와 오늘 다른 나의 책상

책상 정리, 마음먹고 하면 누구나 잘합니다. 그런데 그 이후부터가 문제인 거죠. 처음 정리한 상태 그대로! 얼마나 잘 유지하느냐가 중요합니다. 이 부분은 솔직히 다른 무엇보다 마음가짐이 중요하죠. 익히 들어 다들 알고 있을 거예요. 다 쓴 물건 제자리에 갖다 놓기, 쓰레기는 항상 쓰레기통에 버리기, 출근 후 혹은 퇴근 전에 책상 청소하기 등 몰라서 안 하기 보다 귀찮아서 안 하죠. 만약 일이 바빠서 못하는 거라면, 퇴근 전 5분만 투자해서 원상복귀 시켜놓는 습관을 기르세요. 

그리고 보통 몰아서 청소하는 경우가 많은데요, 물론 좋은 방법이 될 수 있지만, 그동안 업무효율은 떨어질 수밖에 없습니다. 저는 차라리 매일 5분 실천과 함께 쾌적한 공간에서 업무효율을 높이겠어요.  

분위기를 확 바꿀 수 있는 보너스

          

책상 위에 화분 같은 것을 두는 것만으로도 사무실 분위기가 확 달라질 수 있어요. 또한, 식물 종류에 따라 전자파흡수나 공기정화효과, 습도유지, 심신의 안정 등 건강에 이로운 효과도 덩달아 받을 수 있지요. 

     

업무에 스트레받을 때, 힘이 될 수 있는 사진, 그림, 문구를 쳐다보는 것만으로도 정신적인 에너지가 됩니다. 또한 요즘은 다양하게 구성하여 데코레이션용으로도 많이 사용하죠.

저 뚱상인이 디자이너인지라 톤에 굉장히 민감합니다. 그래서 자신의 책상에도 아이덴티티를 보여줄 수 있는 컨셉이 있으면 좋다고 생각해요. 컨셉이 컬러든 형태든 질감이든 시대이든 아무 상관 없이 말이죠. 이중 가장 쉬운 방법 하나가 컬러이겠죠. 예를 들어 컬러 컨셉이 블랙이면, 물건의 컬러를 블랙으로 통일시키는 것이죠. 시각적으로도 안정돼 보일 뿐만 아니라 그 사람의 개성을 나타낼 수 있어 여러모로 효과적인 방법이 아닐까 생각합니다.

사무실 책상은 단순히 일하는 상이 아니에요. 그 책상 주인의 이미지이죠.  책상을 매일 청소하고 항상 깔끔한 사람은 사내에서 이미지가 좋을 뿐만 아니라 업무효율도 올릴 수 있어요. 지금 바라본 내 책상, 이제 달라져야 하지 않을까요???